Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Er zijn directe en indirecte persoonsgegevens. Informatie wordt beschouwd als een persoonsgegeven als direct duidelijk is over welke persoon het gaat óf als deze informatie (in combinatie met andere gegevens) naar deze persoon te herleiden is (indirect). Gegevens van overledenen zijn volgens de wet géén persoonsgegevens, tenzij de gegevens wat zeggen over de nabestaanden. Ook gegevens over organisaties zijn geen persoonsgegevens, tenzij je de organisatie min of meer gelijk kunt stellen aan een persoon. Dit is bijvoorbeeld vaak het geval bij een eenmanszaak. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer.

De Goede Woning verzamelt allerlei gegevens van natuurlijke personen. We verzamelen persoonsgegevens van huurders, medewerkers, woningzoekenden, leveranciers en kopers. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een huurcontract en het innen van de huur of in onze rol als werkgever. We verzamelen de volgende gegevens:

• Volledige naam;
• Geslacht;
• Adres;
• Telefoonnummers;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Uw inkomensgegevens zoals inkomensverklaring of loonstrook
• Uw betalingsgegevens zoals bankrekeningnummer;
• Gezinssamenstelling.
• Van (nieuwe) medewerkers: CV;
• Van (nieuwe) medewerkers: motivatiebrief;
• Van (nieuwe) medewerkers: Kopie legitimatiebewijs
• Van (nieuwe) medewerkers: BSN-nummer;
• Van medewerkers gegevens over functioneren en beoordelen.

In sommige gevallen verwerken wij ook medische gegevens. Het noteren van bepaalde algemene gezondheidsgegevens is nodig met het oog op de huisvesting van bijzondere doelgroepen en behandeling van urgentieaanvragen. Onder bepaalde voorwaarden is verwerking van dergelijke gegevens - mits neutraal omschreven – toegestaan. Bijvoorbeeld aanpassingen in de woning in het kader van de WMO of informatie in geval er een risico bestaat voor medewerkers van een woningcorporatie.

De Goede Woning heeft persoonsgegevens nodig om haar werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken te kunnen nakomen. We gebruiken de gegevens voor:

• de uitvoering van de woonruimteverdeling;
• het behandelen van urgentieaanvragen;
• de uitvoering van een huurovereenkomst;
• het uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
• het doen van betalingen;
• het incasseren van huren en andere financiële verplichtingen, inclusief het in handen van derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van huisuitzettingen;
• het onderhoud en de reparatie van woningen en bedrijfsruimtes;
• het zorgdragen voor een kwalitatief goede, duurzame en leefbare woonomgeving;
• het tegengaan van woonfraude en overlast;
• het behandelen van klachten en geschillen;
• het doen van metingen en onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening om die te kunnen verbeteren;
• Intern beheer van de organisatie, bijvoorbeeld managementinformatie;
• werving en selectie nieuwe medewerkers;
• het voeren van salarisadministratie;
• het voeren van personeelsadministratie.

In de AVG zijn zes verschillende grondslagen vastgesteld waarop het is toegestaan gegevens te verwerken, te weten: ‘wettelijke verplichting’, ‘uitvoering van een overeenkomst’, ‘toestemming’, ‘gerechtvaardigd belang’, ‘algemeen belang of openbaar gezag’ en ‘vitale belangen’. De Goede Woning verwerkt persoonsgegevens op basis van onderstaande grondslagen:

Wettelijke verplichting

Van ‘wettelijke verplichting’ is sprake wanneer de verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Denk aan het verstrekken van gegevens voor de belastingwet of de inkomenstoets vanuit de Woningwet.

Uitvoering van een overeenkomst

In gesloten overeenkomsten zijn taken opgenomen die wij als organisatie op ons dienen te nemen. Voor een goede uitvoering van deze taken is het nodig om bepaalde gegevens te verzamelen en gebruiken. Denk hierbij aan het verstrekken van contactgegevens aan aannemers voor de uitvoering van het woningonderhoud.

Toestemming

De Goede Woning heeft een eigen digitale nieuwsbrief. Voor het versturen van de nieuwsbrief vragen wij om uw toestemming. Voor het versturen van de nieuwsbrief mogen wij uw persoonsgegevens, die we hebben gekregen voor het huren van een woning, niet gebruiken. Dit komt omdat u de persoonsgegevens heeft afgegeven voor een ander doel dan het versturen van een nieuwsbrief.

Gerechtvaardigd belang

De Goede Woning heeft in een aantal wooncomplexen cameratoezicht. Wij voeren cameratoezicht uit ter bevordering van de veiligheid van onze werknemers, bewoners en bezoekers. Tevens dienen de camera’s ter voorkoming en beperking van overlast en vandalisme aan panden en eigendommen van De Goede Woning. Op deze locaties hangt een bordje of sticker waarop het cameratoezicht bekend is gemaakt aan degenen die daar komen. We zorgen ervoor dat de inbreuk op de privacy van betrokkenen zo klein mogelijk is. Bij het gebruik van de camera worden gevoelige persoonsgegevens verwerkt, namelijk video-opnames van beeld en geluid.

Gegevens verzameld bij anderen

Wij ontvangen de gegevens van de betrokkene zelf. In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van een derde, bijvoorbeeld van de Belastingdienst.

De Goede Woning deelt de persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de huurovereenkomst. Dit zijn bijvoorbeeld de wijkaannemers zodat zij afspraken kunnen maken met de huurders voor de afhandeling van reparatieverzoeken Deze organisaties krijgen alleen de benodigde gegevens, zoals het adres en eventueel een telefoonnummer voor het maken van een afspraak.

Tevens maakt De Goede Woning gebruik van een aantal softwareprogramma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en dat betekent dat wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. De Goede Woning zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is.

Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties (bijvoorbeeld zorginstellingen en collega corporaties). In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

In de AVG worden geen bewaartermijnen van persoonsgegevens genoemd. Hier wordt alleen vermeld dat de gegevens niet langer dan noodzakelijk bewaard mogen worden. In andere wetten worden wel concrete bewaartermijnen genoemd. De Goede Woning hanteert de wettelijke bewaartermijnen vanuit andere relevante wetgeving. In geval van gemengde gegevensverzamelingen, zoals bijvoorbeeld huurgegevens, hanteren we de langste bewaartermijn.

Nieuwe technologische ontwikkelingen en steeds verdergaande digitalisering stellen steeds andere eisen aan de bescherming van onze gegevens. Wij zijn ons hier van bewust en zorgen dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging. We hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn wachtwoordbeleid, toepassen van specifieke autorisaties per functie en "clean desk" zodat er geen documenten onbeheerd achterblijven. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dezelfde maatstaven aanhouden.

De Goede Woning heeft als uitgangspunt om persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacyverordening van toepassing is binnen de EU, kan daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekerd worden.

De Goede Woning vindt het belangrijk dat de betrokkene de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Elke betrokkene heeft het recht op inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming en het recht op verzet ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens:

• Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
• Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen;
• Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
• Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen;
• Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst;
• Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar.

Voor het inroepen van uw rechten kunt u mailen naar onze privacy officer via privacy@dgw.nl.

De Goede Woning vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

De Goede Woning heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Dit is niet verplicht aangezien wij geen overheidsinstantie zijn en niet op grote schaal persoonsgegevens verwerken of mensen volgen. De Goede Woning heeft ervoor gekozen om de rol van privacy officer in te richten. De privacy officer is te bereiken via privacy@dgw.nl.

U kunt ons bereiken via woonservice@dgw.nl of bellen met 079-3438000. Voor specifieke privacy vragen kunt u contact opnemen met onze privacy officer via privacy@dgw.nl.